Generalmente cuando atendemos a una nueva comunidad de propietarios, suelen preguntarse cómo cambiar de administrador de fincas.

Quiero decir que la situación en la que te encuentras es muy habitual y, lamentablemente no existe mucha información acerca cuál es el proceso correcto para el cambio de administrador de fincas.

En este artículo revisaremos en detalle todas las vías válidas, y te ofreceremos una plantilla para que puedas convocar una junta para cambiar de administrador de fincas sin contratiempos.

Si quieres conocer cuales son las funciones que en nuestra opinión un administrador de fincas debe cumplir, te invitamos a que visites nuestra página sobre ¿Qué es un administrador de fincas?.

¿Por qué tanta confusión sobre cómo cambiar de administrador de fincas?

Resulta curioso que todas las comunidades de propietarios que nos comunican que quieren cambiar de administrador suelen hacerlo cuando ya no tienen más remedio o cuando su comunidad de propietarios se encuentra totalmente abandonada.

He llegado a la conclusión de que el cambio de administrador de fincas debe ser un proceso duro.

A continuación te desarrollo cuales creo que son los motivos:

Porque el administrador es una figura de autoridad en la comunidad de propietarios.

Consideramos que algo que fomenta las dudas de los vecinos a la hora de cambiar de administrador es el propio papel que desempeñamos los administradores en las comunidades, porque somos empleados de la comunidad de propietarios y al mismo tiempo somos también una figura de autoridad.

Esto puede crear confusión.

Como administradores de fincas atendemos las necesidades de la comunidad como cualquier otro proveedor solo que en este caso nuestra función es la llevar las cuentas y organizar a la comunidad de vecinos.

Si un administrador no realiza su trabajo correctamente es crucial informarle de ello e indicarle el descontento de los vecinos. De esta forma él será consciente de este descontento y podrá actuar en consecuencia.

Si sigue sin realizar su trabajo es absolutamente necesario sustituirlo. Así de simple. Si no se sustituye la administración de la comunidad de propietarios rápidamente la situación empeorará.

Porque una comunidad de vecinos es un conjunto de individuos y dificulta la toma de decisiones.

Las comunidades de propietarios está compuesta de muchas personas, cada una de ellas con una opinión distinta.

Cuando hay tanta diversidad de opiniones se hace difícil tomar decisiones.

Tomar la decisión del cambo de administrador de la comunidad es un paso complicado que requiere una puesta en común y una deliberación de todos los vecinos. Entendemos que realizar este proceso puede ser complicado.

 No te preocupes, vamos a indicarte los pasos a dar para que este proceso sea más sencillo :D.

¿Cómo gestionar el cambio de administrador de fincas?

Entendemos que hay dos maneras, una es convocando una junta sin contactar con otro administrador de fincas previamente, la otra es contactar con otro administrador y dejar que él lo organice todo. Así de simple.

A continuación te indicamos como realizar estos procesos sin contratiempos.

Cambiar el administrador de la comunidad sin contactar con otro administrador

Se trata de convocar una junta de vecinos en la que se trate el tema del cambio de administrador de fincas directamente, hacer una puesta en común y tomar decisiones al respecto. Vamos a desarrollar todos los aspectos principales a continuación, pero si quieres verlo en más detalle, te invitamos a que visites nuestro artículo sobre cómo realizar una junta de vecinos sin administrador.

Como en cualquier junta de propietarios, es necesario tener en cuenta una serie de cuestiones para que la junta se considere correctamente convocada. Estas son:

  • Especificar quien convoca la junta.
  • Que aparezca el día y la hora la primera y segunda convocatoria.
  • Indicar cual es el lugar donde dará lugar la junta.
  • Que se indiquen los puntos del orden del día.

Plantilla para convocar tu reunión de vecinos cumpliendo los requisitos de convocatoria de junta

Para convocar perfectamente la junta, te ofrecemos una plantilla para convocar tu reunión de vecinos que esperamos que te facilite el proceso ;D :

Descarga

¿Qué puntos del orden del día son necesarios?

Hay que tener siempre en cuenta que el administrador de la comunidad es un empleado de la comunidad de propietarios, y por lo tanto el procedimiento para cambiar de administrador de fincas requiere las mismas exigencias que el de cualquier otro servicio.

Para el cambio de administrador de la comunidad se necesita únicamente el acuerdo por mayoría simple de la junta de propietarios, que se puede convocar de forma extraordinaria para el caso.

La forma correcta de proceder es realizar dos votaciones, una para el cese del anterior administrador y otra para la contratación de uno nuevo. El orden del día de la convocatoria podría ser el siguiente:

1.TOMA DE DECISIONES ACERCA DEL CESE DEL ACTUAL ADMINISTRADOR

2.ELECCIÓN DE UN NUEVO ADMINISTRADOR SI PROCEDE

3.RUEGOS Y PREGUNTAS 

De esta manera se puede diferenciar por un lado la votación del cese y por otro lado la votación de una nueva contratación. Estas dos cuestiones, si bien están relacionadas, son distintas. Ambas votaciones requieren mayoría simple para ser aprobadas.

¿Quién convoca la junta?

Se cree comúnmente que es el administrador de fincas quien convoca las juntas en las comunidades de propietarios. Esto no es cierto. Es el presidente quien convoca las juntas.

Consideramos que para cambiar de administrador de fincas lo correcto es indicar al presidente que convoque una junta para tratar esta cuestión.

En ocasiones el presidente puede no estar localizable o incluso ser hostil. En este caso la ley de propiedad horizontal prevé que puede convocarse una junta con el consentimiento de 25% de los propietarios o del 25% del coeficiente que representen los propietarios.

Todo esto queda perfectamente definido en el artículo 16 de la LPH:

“Art.16.1. La Junta de propietarios se reunirá por lo menos una vez al año para aprobar los presupuestos y cuentas y en las demás ocasiones que lo considere conveniente el presidente o lo pidan la cuarta parte de los propietarios, o un número de éstos que representen al menos el 25 por 100 de las cuotas de participación. 

La convocatoria de las Juntas la hará el presidente y, en su defecto, los promotores de la reunión (…)”

Cambiar de administrador de fincas contactando con otro administrador

Quienes trabajamos en esta profesión vivimos estas cuestiones como habituales.

Por ejemplo, es bastante habitual que un potencial cliente llame para asesorarse sobre cómo cambiar de administrador de fincas antes de cesar al administrador anterior y pedir que realices la convocatoria, incluso que acudas a la junta. Cuando esto sucede acudimos, resolvemos dudas y salimos de la junta para no interferir en el debate y posterior votación.

Este servicio gratuito entendemos que es muy habitual y favorece el proceso del cambio de administrador de fincas. Consideramos que lo más adecuado es que sea el profesional que se dedica a estas cuestiones quien realice, gestione y vigile el procedimiento. Por ese motivo, si conoces un administrador de fincas en quien confíes para que convoque tu junta, hazlo. Ahorrarás tiempo y casi seguro que no cobra por ello (Pregunta primero :D).

¿Cómo redactar el acta del cambio de administrador?

Se han de seguir las mismas pautas que con la convocatoria, es decir, que de nuevo habrá que indicar la fecha y la hora de la reunión de vecinos. Luego indicar las votaciones de cada uno de los puntos. Si has seguido la plantilla de la convocatoria de junta, únicamente se ha de votar por el cese de administrador saliente y votar un nuevo administrador de fincas.

Muy importante que el acta esté firmada por el presidente y por quien haya hecho la función de secretario (la persona que haya redactado el acta.

Si finalmente se ha contratado a un nuevo administrador de fincas, te invitamos a que contactes con éste para que redacte directamente el acta y contacte con el administrador saliente.

El cese del administrador de fincas

Una vez se haya cesado al administrador, es conveniente que se le comunique de forma correcta. En este caso, puede haber dos situaciones: Que se haya contratado a un nuevo administrador o que este no sea el caso.

Cese del administrador de fincas cuando se contrata a un nuevo administrador

Los administradores de fincas estamos totalmente acostumbrados a gestionar el cambio de administrador en las comunidades. Es por ese motivo que, si en la junta en la que se ha decidido el cese del administrador, se ha elegido uno nuevo, es conveniente comunicar al nuevo administrador que realice los trámites. Él sabrá qué hacer.

En caso de que el administrador cesado considere que ha de recoger la documentación el presidente de la comunidad, el nuevo administrador se encargará de organizar un encuentro para la trasmisión de la documentación de la comunidad de vecinos.

Cese del administrador de fincas cuando NO se contrata a un nuevo administrador

En caso de que se quiera obtener la documentación sin haber contratado un nuevo administrador es importante empezar los tramites de la entrega de documentación. 

Para redactar un documento de cese no es necesaria ninguna plantilla, basta con entregarle el acta de la junta y solicitarle una fecha para la entrega de documentación. El administrador cesado tiene la obligación de entregar la documentación antes de 30 días, aunque muy probablemente la entregará mucho antes.

En caso de que exista una mala relación entre los vecinos y el administrador, sí que considero importante que este documento se le entregue por correo certificado. De esta manera, si el administrador de fincas no entregase la documentación de la comunidad en 30 días, se le podrá solicitar al colegio de administradores de su zona para que intervenga.

¿Ha de estar el administrador de fincas saliente en la junta de cambio de administrador de fincas?

La presencia del administrador de fincas es un problema para que los vecinos opinen y voten sobre el cargo que ocupa y cómo lo ha estado gestionando.

El administrador simplemente no tiene derecho a la asistencia a juntas. Por lo tanto, se puede negar su asistencia. Como dijimos al principio del artículo, los administradores somos trabajadores al servicio de la comunidad. No es habitual, pero el administrador en cuestión se negase a que se trate su cargo sin que esté presente, contacta con su colegio de administradores para que lo llamen al orden.

Sobre las indemnizaciones a los administradores de fincas salientes

Es bien sabido que existe la posibilidad de tener que indemnizar al administrador de fincas saliente cuando se le cesa. Para ello te invitamos a que tengas en cuenta los siguientes puntos:

¿Cuál es la indemnización máxima que puede pedir un administrador de fincas cesado?

El administrador de fincas saliente solo puede pedir la cantidad que le quede por cobrar hasta que se cumpla un año desde su último nombramiento EXPLÍCITO.

¿Qué quiere decir esto? Que se tiene que haber nombrado expresamente la renovación de su cargo en la anterior junta, cosa muy poco habitual. En la práctica, durante la renovación de cargos de la junta ordinaria, se suele nombrar el cambio de presidente, pero la renovación del cargo del administrador, votado a mano alzada, no es para nada habitual. Es por ese motivo que no se suele reclamar este tipo de indemnizaciones.

El administrador entrante puede hacerse cargo de la indemnización.

Nosotros ofrecemos en nuestros presupuestos hacernos cargo de la indemnización del administrador saliente. Entendemos que esto favorece nuestro interés (conseguir llevar la administración de la comunidad) y la de la comunidad (no hacerse cargo de la posible indemnización por el cambio de administrador de fincas). Estoy seguro de que otras administraciones de fincas ofrecen el mismo servicio. Así que os recomendamos que preguntéis sobre esta cuestión cuando vayáis a solicitar presupuestos.

El comportamiento negligente elimina la posibilidad de cobrar indemnización alguna.

¿Tu administrador no ha convocado ninguna junta desde hace más de un año? ¿No ha presentado las cuentas de la comunidad? ¿Se olvidó de pagar algún impuesto? Todos estos son motivos para negar la posibilidad de que el administrador saliente cobre esta indemnización. Y generalmente cuando se cambia de administrador se suele cumplir alguna de estas cuestiones.

El administrador saliente NO puede cobrarse la indemnización él mismo.

Si el administrador saliente cobra directamente la indemnización a su cese se considera un mal uso de la cuenta corriente de sus clientes. Este comportamiento está siendo muy vigilado y castigado por los colegios de administradores de fincas. Por ese motivo, en caso de que suceda tal cosa, informa al colegio de administradores de fincas al que pertenezca. Ellos se encargarán de llamarle al orden.

Jurisprudencia sobre las indemnizaciones en el cambio de administrador de administrador de fincas.

Toda la jurisprudencia en torno a las indemnizaciones que cobra el administrador saliente al cambiar de administrador de fincas gira en torno a la “justificación” del cese. Y las sentencias vienen a indicar que en caso de negligencia o abandono de las funciones, no se le ha de indemnizar.

Para tratar el tema de una forma más técnica, te dejo un enlace de safe consulting, donde trata la jurisprudencia en este tipo de casos.

 

Esperamos que este artículo sobre cómo cambiar de administrador de fincas te haya sido de utilidad. Si es así, haznos un favor. Compártelo para que podamos llegar a más gente. 😀