Suelen existir dudas sobre cómo cambiar de administrador de fincas. Lo vemos constantemente.
Por ese motivo, lo primero decirte que la situación en la que te encuentras es muy habitual y, muchas veces muy estresante.
Afortunadamente cambiar de administrador de fincas es bastante sencillo si sabes cómo proceder.
Como no existe mucha información acerca cuál es el procedimiento correcto para cambiar de administrador de fincas, hemos decidido escribir este artículo, que esperamos que te sirva como una guía y como una referencia.
Vamos a revisar en detalle todas las vías válidas, y te indicaremos cómo convocar una junta para cambiar de administrador y cómo proceder si finalmente se aprueba el cambio.
También te dejaremos varios modelos de distintos documentos para hacer el proceso aún más sencillo.
Pero lo primero, vamos a ver por qué motivo se genera tanta confusión a la hora de cambiar de administrador de fincas.
¿Por qué tanta confusión sobre cómo cambiar de administrador de fincas?
Es una triste realidad que las comunidades de propietarios tienden a dilatar el cambio de administrador de fincas cuando se ha roto la relación de confianza entre la comunidad de vecinos y el administrador.
Muchas de las comunidades de propietarios que nos comunican que quieren cambiar de administrador suelen hacerlo cuando ya no tienen más remedio y su comunidad de propietarios se encuentra totalmente abandonada.
Tiene sentido preguntarse pues ¿por qué sucede esto?
Y hemos llegado a la conclusión de que el cambio de administrador de fincas debe ser un proceso duro, estresante y plagado de desinformación.
Te desarrollamos los principales motivos.
Porque el administrador es una figura de autoridad
Consideramos que algo que fomenta las dudas de los vecinos sobre cómo cambiar de administrador de fincas es el propio papel que desempeñamos en nuestra profesión.
Conviene recordar que los administradores de fincas somos empleados de la comunidad, pero unos empleados que se que encargan de poner orden.
Esto puede crear confusión.
Nuestra función es la llevar las cuentas, organizar a la comunidad de vecinos y reclamar cantidades pendientes, pero eso no quita para que se nos pueda llamar la atención con educación.
Es más, necesitamos esa comunicación en ambas direcciones, porque a veces podemos equivocarnos en nuestra forma de actuar sin darnos cuenta.
Por este motivo, es importante recordar que si un administrador no realiza su trabajo correctamente es crucial informarle de ello. Es la única manera de hacer que rectifique su conducta.
De esta forma el administrador de fincas será consciente de este descontento y podrá actuar en consecuencia.
Porque implica necesariamente una confrontación
Cambiar de administrador de fincas implica una confrontación, y las confrontaciones no son agradables.
Afortunadamente tengo dos buenas noticias para ti:
- El administrador de fincas no es un vecino de la comunidad, por lo que no tendrás que volver a verlo.
- Si retrasas la decisión de cambiar de administrador, tendrás que pasar el mismo mal trago, solo que más tarde y con una comunidad de vecinos en peor estado.
- Si cambias tu actual administrador de fincas por otro, el nuevo administrador se encargará de gestionar todo el procedimiento, y para nosotros es muy normal administrar nuevas comunidades y, a veces, perderlas.
La mejor forma de evitar pasar este mal trago, es contratar un nuevo administrador. De ser así, el nuevo administrador de fincas será el que se encargará de tramitar todo este proceso.
También existe la posibilidad de que este proceso de cambio de administrador de fincas lo realice directamente la comunidad de vecinos.
Así que a continuación te detallamos la forma de proceder con estas dos opciones.
Cómo cambiar de administrador de fincas cuando se contrata a otro administrador.
Muy simple.
Se trata de contactar con otro administrador de fincas y que sea este quien realice la convocatoria y lleve la junta.
Suele realizarse el cambio de administrador de fincas de esta manera cuando los vecinos ya han hablado previamente del descontento generalizado con la administración de la comunidad y tienen prácticamente decidido previamente el cambio de administrador de fincas.
Es un servicio que la mayoría de administradores de fincas ofrecemos gratuitamente. Forma parte de la labor comercial propia de nuestra profesión.
Si finalmente no se cambia de administrador de fincas no pasa nada. Los administradores lo asumimos como normal.
Si finalmente se cambia de administrador de fincas, nosotros nos encargamos de contactar con el administrador saliente, le informamos del resultado de la junta y nos encargamos de todo el procedimiento.
Cómo cambiar de administrador de fincas SIN contactar con otro administrador
Si habéis elegido realizar todo este proceso por vuestra cuenta, es importante no cometer errores.
En el siguiente punto vamos a ver cómo convocar una junta para cambiar de administrador correctamente.
Pero si tienes interés en profundizar en cómo se convoca y se realiza una junta extraordinaria de vecinos, te invitamos a que visites el artículo que hemos preparado expresamente para ello.
Punto 1: Realizar la convocatoria de cambio de administrador de fincas
Para cambiar de administrador de fincas lo primero que necesitamos es realizar una junta extraordinaria de vecinos en la que se trate el cambio de administrador.
En esta junta podréis hacer una puesta en común y tomar una decisión sobre qué es lo más conveniente para vuestra comunidad de propietarios.
Como en cualquier junta de propietarios, es necesario tener en cuenta una serie de requisitos legales para que la junta se considere correctamente convocada. Estos son:
- Especificar quien convoca la junta.
- Que aparezca el día y la hora la primera y segunda convocatoria.
- Indicar cual es el lugar donde dará lugar la junta.
- Que se indiquen los puntos del orden del día.
No te preocupes en exceso por estas cuestiones, ya que en otro punto de este artículo te adjuntamos una plantilla para que convoques una junta de cambio de administrador sin errores.
Punto 2: ¿Qué puntos del orden del día son necesarios?
Como cualquier otro servicio contratado por la comunidad, el cambio de administrador de fincas requiere que se incluya este punto de forma expresa en el orden del día.
También es posible tratar la continuidad del administrador en cada una de las juntas ordinarias, ya que el administrador de fincas es también una parte de la junta de gobierno de la comunidad, y su cargo puede tratarse en el punto del orden del día: Renovación de cargos.
Aunque esto es otra historia.
Al grano:
Para cambiar de administrador de fincas se necesita únicamente el acuerdo por mayoría simple de la junta de propietarios; y se puede convocar una junta extraordinaria para tratar esta cuestión en cualquier momento.
Hilando muy fino, la forma correcta de proceder es realizar dos votaciones: Una para el cese del anterior administrador y otra para la contratación de uno nuevo. De esta manera se puede diferenciar por un lado la votación del cese y por otro lado la votación de una nueva contratación.
Aunque consideramos que puede aunarse todo en un único punto del orden del día, que sería: Toma de decisiones acerca del posible cambio de administrador de fincas.
El orden del día de la convocatoria podría ser el siguiente:
- Toma de decisiones acerca del cambio de administrador de fincas.
- Ruegos y preguntas.
Plantilla para la convocatoria de cambio de administrador
Nos gusta hacer las cosas de la forma más sencilla posible.
Te ofrecemos una plantilla para convocar perfectamente la junta de cambio de administrador de fincas.
Esperamos que esto te facilite el proceso.
Punto 3: ¿Quién convoca la junta?
Se cree comúnmente que es el administrador de fincas quien convoca las juntas en las comunidades de propietarios.
Esto no es cierto.
Es el presidente quien convoca las juntas, y en su defecto el 25% de los propietarios.
Esto está recogido en el artículo 16.1 de la LPH, que te citamos a continuación:
"La Junta de propietarios se reunirá por lo menos una vez al año para aprobar los presupuestos y cuentas y en las demás ocasiones que lo considere conveniente el presidente o lo pidan la cuarta parte de los propietarios, o un número de éstos que representen al menos el 25 por 100 de las cuotas de participación. La convocatoria de las Juntas la hará el presidente y, en su defecto, los promotores de la reunión (...)"
Punto 4: ¿Cómo redactar el acta del cambio de administrador?
Para redactar el acta de cambio de administrador de fincas se requieren los mismos requisitos legales que en la redacción de la convocatoria. Esto es:
- Indicar quién ha convocado la junta.
- En qué fecha se ha realizado.
- A qué hora empezó la reunión y a qué hora terminó.
- Qué acuerdos se han tomado y plasmar las votaciones realizadas.
- Que el acta esté firmada por el presidente y el secretario de la comunidad (el secretario es la persona que redacta el acta).
Si finalmente se ha contratado a un nuevo administrador de fincas, te invitamos a que contactes con éste para que redacte directamente el acta y contacte con el administrador saliente.
Para cambiar de administrador de fincas lo correcto es indicar al presidente que convoque una junta para tratar esta cuestión.
Si el presidente no está localizable, puedes consultar con tus vecinos esta cuestión y acordar convocar la junta de cambio de administrador de fincas.
Basta con tener una hoja en la que firmen los vecinos que quieren convocar la junta. No debería haber mayor complicación.
Si quieres profundizar (o consultar) sobre la ley de propiedad horizontal, te dejamos un enlace donde explicamos paso a paso toda la ley de propiedad horizontal.
Siguiendo con el cambio de administrador de fincas, el siguiente punto es sobre cómo redactar el acta.
Ya casi terminamos. ¡Vamos a ello!
Modelo de carta de cambio de administrador de fincas
Tras realizar correctamente tanto la convocatoria de la junta para cambiar de administrador de fincas, como la redacción del acta, en un principio únicamente sería necesario enviar el acta firmada por el presidente al administrador cesado.
En realidad el acta debería estar firmada tanto por el presidente como por el secretario de la comunidad. Lo que sucede es que el secretario de la comunidad, en prácticamente la totalidad de los casos es el propio administrador de fincas, que aúna los cargos de secretario y administrador.
Esto es totalmente normal, ya que la función del secretario es guardar los papeles oficiales de la comunidad de vecinos.
Así pues, en este periodo de transición, no es un problema que el acta no esté firmada por el secretario de la comunidad, ya que una vez entregada la documentación, esta será gestionada en breve por el nuevo secretario-administrador.
Podría suceder que el administrador cesado no quisiera entregar la documentación, aunque es una posibilidad remota.
Dado que el colegio de administradores da un plazo de 30 días para la entrega de documentación, puede recordarse este plazo al administrador cesado.
Así pues, te dejamos un modelo de carta de cambio de administrador de fincas para que adjuntada al acta se le envíe al administrador cesado y evitar de este modo cualquier contratiempo.
El proceso de cese del administrador de fincas
Ya sabes cómo cambiar de administrador de fincas ¡Enhorabuena!
Ahora solo te queda por conocer cual es el proceso de cese del administrador y cómo ha de entregar la documentación del edificio.
Hemos redactado un artículo donde indicamos como resolver todo este procedimiento.
Allí también te dejamos una plantilla de carta de cese, para facilitarte el proceso.
Esperamos que te haya sido útil este artículo y que consultes cómo cesar al administrador de fincas saliente.
¡Gracias por leernos!
