Cómo cambiar de administrador de fincas

Suele ocurrir que cuando atendemos a una nueva comunidad de propietarios, existen dudas sobre cómo cambiar de administrador de fincas. Por ese motivo consideramos que la situación en la que te encuentras es muy habitual.

Lamentablemente no existe mucha información acerca cuál es el procedimiento correcto para cambiar de administrador de fincas.

En este artículo revisaremos en detalle todas las vías válidas, y te ofreceremos una guía detallada desde cómo convocar una junta para cambiar de administrador hasta la comunicación de cese al administrador de fincas saliente.

También te dejaremos un modelo de convocatoria para cambiar de administrador, y otro de carta de cese, para que cambiar de administrador de fincas sea aún más sencillo.

¿Por qué tanta confusión sobre cómo cambiar de administrador de fincas?

Resulta curioso que muchas de las comunidades de propietarios que nos comunican que quieren cambiar de administrador suelen hacerlo cuando ya no tienen más remedio o cuando su comunidad de propietarios se encuentra totalmente abandonada y en serias dificultades.

He llegado a la conclusión de que el cambio de administrador de fincas debe ser un proceso duro.

A continuación te desarrollo cuales creo que son los motivos:

Porque el administrador es una figura de autoridad.

Consideramos que algo que fomenta las dudas de los vecinos sobre cómo cambiar de administrador de fincas es el propio papel que en nuestra profesión desempeñamos, porque los administradores de fincas somos empleados de la comunidad de propietarios y a la somos una figura de autoridad.

Esto puede crear confusión.

Como administradores de fincas atendemos las necesidades de la comunidad como cualquier otro proveedor solo que en este caso nuestra función es la llevar las cuentas y organizar a la comunidad de vecinos.

Si un administrador no realiza su trabajo correctamente es crucial informarle de ello e indicarle el descontento de los vecinos. De esta forma él será consciente de este descontento y podrá actuar en consecuencia.

Porque es difícil tomar decisiones en las juntas de vecinos.

Las comunidades de propietarios están compuestas de muchas personas, cada una de ellas con una opinión distinta.

Cuando hay tanta diversidad de opiniones se hace difícil tomar decisiones.

Tomar la decisión del cambio de administrador de fincas es un paso complicado que requiere una puesta en común y una deliberación de todos los vecinos. Entendemos que realizar este proceso puede ser complicado.

No te preocupes, vamos a indicarte los pasos a dar para que este proceso sea más sencillo.

Cambio administrador comunidad según cada caso

Se puede gestionar el cambio de administrador de fincas de dos maneras.

Se puede contactar con otro administrador de fincas y que sea este quien gestione el cambio o bien se puede realizar todo este proceso sin la ayuda de otro administrador.

A continuación te indicamos como realizar estos procesos sin contratiempos.

Cómo cambiar de administrador de fincas contactando con otro administrador

Muy simple, se trata de contactar con otro administrador de fincas y que sea este quien realice la convocatoria y lleve la junta.

Suele realizarse el cambio de administrador de fincas de esta manera cuando los vecinos ya han hablado previamente del descontento generalizado con la administración de la comunidad.

Nosotros, para evitar interferir en la reunión, solemos convocar la junta bajo petición de nuestros clientes y evitamos asistir a esta, salvo invitación expresa de los vecinos.

Es un servicio que se ofrece gratuitamente, ya que entendemos que forma parte de la labor comercial propia del administrador de fincas.

Cómo cambiar el administrador de fincas sin contactar con otro administrador

Vamos a ver este proceso paso a paso.

En primer lugar se ha de convocar una junta de vecinos en la que se trate el tema del cambio de administrador de fincas, para poder hacer una puesta en común y tomar decisiones al respecto.

Como en cualquier junta de propietarios, es necesario tener en cuenta una serie de cuestiones para que la junta se considere correctamente convocada. Estas son:

Especificar quien convoca la junta.
Que aparezca el día y la hora la primera y segunda convocatoria.
Indicar cual es el lugar donde dará lugar la junta.
Que se indiquen los puntos del orden del día.

En este artículo vamos a guiarte para que puedes convocar una junta correctamente, pero si quieres saber como desarrollar una junta de vecinos por ti mismo, te invitamos a que visites el artículo que hemos redactado específicamente para ello.

¿Qué puntos del orden del día son necesarios?

Hay que tener siempre en cuenta que el administrador de fincas es un servicio contratado por la comunidad de vecinos, y por lo tanto el procedimiento de cambio de administrador de fincas requiere las mismas exigencias que el de cualquier otro servicio.

Para el cambio de administrador de fincas se necesita únicamente el acuerdo por mayoría simple de la junta de propietarios, que se puede convocar de forma extraordinaria para el caso.

La forma correcta de proceder es realizar dos votaciones, una para el cese del anterior administrador y otra para la contratación de uno nuevo. El orden del día de la convocatoria podría ser el siguiente:

1.TOMA DE DECISIONES ACERCA DEL CESE DEL ACTUAL ADMINISTRADOR

2.ELECCIÓN DE UN NUEVO ADMINISTRADOR SI PROCEDE

3.RUEGOS Y PREGUNTAS

De esta manera se puede diferenciar por un lado la votación del cese y por otro lado la votación de una nueva contratación. Estas dos cuestiones, si bien están relacionadas, son distintas. Ambas votaciones requieren mayoría simple para ser aprobadas.

También te dejamos un enlace a un artículo que hemos redactado para que puedas realizar una junta sin ningún problema desde cero. Allí te explicamos todo lo que necesitas saber sobre cómo crear una convocatoria de una comunidad de propietarios:

Cómo cambiar de administrador de fincas: ¿Quién convoca la junta?

Se cree comúnmente que es el administrador de fincas quien convoca las juntas en las comunidades de propietarios. Esto no es cierto. Es el presidente quien convoca las juntas.

Consideramos que para cambiar de administrador de fincas lo correcto es indicar al presidente que convoque una junta para tratar esta cuestión.

En ocasiones el presidente puede no estar localizable o incluso ser hostil. En este caso la ley de propiedad horizontal prevé que puede convocarse una junta con el consentimiento de 25% de los propietarios o del 25% del coeficiente que representen los propietarios.

Todo esto queda perfectamente definido en el artículo 16 de la LPH:

«Art.16.1. La Junta de propietarios se reunirá por lo menos una vez al año para aprobar los presupuestos y cuentas y en las demás ocasiones que lo considere conveniente el presidente o lo pidan la cuarta parte de los propietarios, o un número de éstos que representen al menos el 25 por 100 de las cuotas de participación.
La convocatoria de las Juntas la hará el presidente y, en su defecto, los promotores de la reunión (…)»

¿Cómo redactar el acta del cambio de administrador?

Se han de seguir las mismas pautas que con la convocatoria, es decir, que de nuevo habrá que indicar la fecha y la hora de la reunión de vecinos. Luego indicar las votaciones de cada uno de los puntos. Si has seguido la plantilla de la convocatoria de junta, únicamente se ha de votar por el cese de administrador saliente y votar un nuevo administrador de fincas.

Muy importante que el acta esté firmada por el presidente y por quien haya hecho la función de secretario (la persona que haya redactado el acta.

Si finalmente se ha contratado a un nuevo administrador de fincas, te invitamos a que contactes con éste para que redacte directamente el acta y contacte con el administrador saliente.

Cómo cambiar de administrador de fincas: Plantilla para la convocatoria

Para convocar perfectamente la junta, te ofrecemos una plantilla para convocar tu reunión de vecinos que esperamos que te facilite el proceso.

Modelo carta cambio administrador de fincas

Tras realizar correctamente tanto la convocatoria de la junta para cambiar de administrador de fincas, como la redacción del acta, en un principio únicamente sería necesario enviar el acta firmada por el presidente al administrador cesado.

En realidad el acta debería estar firmada tanto por el presidente como por el secretario de la comunidad. Lo que sucede es que el secretario de la comunidad, en prácticamente la totalidad de los casos es el propio administrador de fincas, que aúna los cargos de secretario y administrador.

Esto es totalmente normal, ya que la función del secretario es guardar los papeles oficiales de la comunidad de vecinos.

Así pues, en este periodo de transición, no es un problema que el acta no esté firmada por el secretario de la comunidad, ya que una vez entregada la documentación, esta será gestionada en breve por el nuevo secretario-administrador.

Podría suceder que el administrador cesado no quisiera entregar la documentación, aunque es una posibilidad remota.

Dado que el colegio de administradores da un plazo de 30 días para la entrega de documentación, puede recordarse este plazo al administrador cesado.

Así pues, te dejamos un modelo de carta de cambio de administrador de fincas para que adjuntada al acta se le envíe al administrador cesado y evitar de este modo cualquier contratiempo.