El certificado digital de una comunidad de propietarios

Aquí te explicamos qué es el certificado digital de una comunidad de propietarios, para qué se utiliza y cómo solicitarlo paso a paso. ¡Te va a encantar!
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José romero sanfelix

Por José Romero Sanfélix (Administrador de fincas nºcol.2271)

Utilizar el certificado digital de una comunidad de propietarios ya es algo habitual, si bien es cierto que algunas comunidades de vecinos todavía no lo han obtenido.

En este artículo te mostraremos cómo conseguir el certificado digital de una comunidad de propietarios de la manera más sencilla posible.

También te indicaremos cómo renovarlo que por lo general un procedimiento más sencillo.

¡Empecemos!

Qué es el certificado digital de una comunidad de vecinos.

El certificado digital es un certificado de representante digital. Nada más y nada menos.

El certificado digital de una comunidad de propietarios es un archivo que acredita que la persona que se identifica es su representante, algo similar a un DNI electrónico.

En 2015 se aprobó la ley 39/2015, por la que se regulaban las relaciones por vía telemática con las administraciones públicas.

Así pues, el certificado digital lleva ya mucho tiempo entre nosotros, lo que sucede es que su uso se ha popularizado mucho últimamente, ya que las comunidades de vecinos están obligadas a comunicarse con las administraciones públicas por vía telemática para cualquier procedimiento administrativo común, como solicitar una ayuda, contestar un requerimiento, pagar impuestos, etc.

Esto se debe a que las comunidades de vecinos son, por definición, entidades sin personalidad jurídica. En concreto una comunidad de vecinos es una comunidad de bienes, y las comunidades de bienes están obligadas a trabajar con el certificado digital.

Requisitos previos para tramitar un certificado digital

Existen tres requisitos que son totalmente necesarios para poder obtener el certificado digital de una comunidad de vecinos.

Estos requisitos son los siguientes:

  • La comunidad de propietarios tiene que estar constituida.
  • Se ha de haber solicitado el CIF de tu comunidad de vecinos y hay que tener una copia física de este.
  • El tramitador ha de ser el representante de la entidad, en este caso esto quiere decir que ha de tramitarlo el presidente de la comunidad de vecinos.

Como los dos primeros requisitos son totalmente distintos a la cuestión que estamos tratando, hemos redactado un artículo para cada uno de ellos.

Por favor, visítalos.

Ten en cuenta que constituir una comunidad de propietarios es indispensable para tomar acuerdos ya que la comunidad de propietarios no existe si no está constituida.

Del mismo modo, tampoco puede solicitarse la contratación de servicios sin tener un CIF ¿A quien vas a facturar los servicios que contrates si no tienes CIF?

¿Puede el administrador de fincas solicitar el certificado digital de la comunidad de vecinos?

El administrador de fincas puede realizar todo este procedimiento en nombre de la comunidad de vecinos si así lo queréis.

Como el administrador de fincas no es el representante de la comunidad de propietarios, es necesaria la autorización por escrito del presidente para poder realizarla.

También es necesario que los vecinos aprueben por mayoría la solicitud de la tramitación del certificado digital en una junta de vecinos.

Como obtener certificado digital de tu comunidad de propietarios paso a paso

La solicitud del certificado digital es sencilla si conoces los pasos a seguir, aunque si no conoces el procedimiento, se puede convertir en algo muy lioso.

Bien, no te preocupes. Te describiremos el proceso paso a paso.

¡Vamos a ello!

Paso 1: Solicitar el certificado digital en la FNMT

FNMT es la abreviatura de fabrica nacional de moneda y timbre, y es a través de su página web desde donde se solicita el certificado digital.

Al ser un certificado digital para una comunidad de vecinos, tiene que solicitarse como entidad sin personalidad jurídica.

Para hacer el procedimiento más sencillo, te dejamos un enlace directo a la pagina de la sede electrónica de la fabrica nacional de moneda y timbre donde se solicita el certificado digital de las comunidades de vecinos.

Cuando lo hayas solicitado te darán una clave que debes guardar para poder acreditar la solicitud en un paso posterior.

Constituir una comunidad de propietarios

Paso 2: Escribir los datos de tu comunidad y guardar el justificante.

Cuando hayas rellenado los datos de tu comunidad de vecinos y envíes la petición te darán un código de solicitud que has de guardar para cuando termines el procedimiento.

Ten en cuenta un par de cosas:

  • Entre los datos que incluyas en la solicitud está el correo electrónico, donde te enviarán una clave de confirmación que necesitarás.
  • Te solicitan también el NIF de la entidad. Si no lo tienes, lee este artículo en el apartado de «requisitos previos» para saber qué es lo que necesitas antes de solicitar el certificado digital.

Paso 3: Acreditar los datos de tu comunidad.

¿Cómo sabe la administración que quien solicita el certificado digital es la comunidad de vecinos?

Pues hasta ahora, de ninguna de las maneras.

Por ese motivo, la administración necesita que acredites los datos físicamente.

Así pues, el presidente de la comunidad (o el administrador de fincas, si se le ha autorizado previamente) tendrá que solicitar cita previa en la delegación de la agencia tributaria que le corresponda para mostrarles los documentos que necesitan para acreditar que la comunidad de vecinos es efectivamente quien solicita el certificado digital.

Tendrás que acudir con estos documentos:

  • El libro de actas. Físico y original.
  • El acta donde se aprueba la solicitud del certificado digital.
  • El acta donde se nombra al representante de la comunidad, es decir, el presidente o el administrador.
  • El DNI del representante de la comunidad de vecinos.
  • El código de verificación que te enviaron al email cuando solicitaste el certificado digital.

 

Para facilitarte el procedimiento, te dejamos un enlace a la página de la agencia tributaria donde puedes solicitar cita previa.

Para ello necesitarás solicitar cita previa.

Paso 4: Descargar el certificado digital

Una vez acreditada la identidad de tu comunidad de propietarios, te llegará un correo electrónico de la FNMT indicándote que ya puedes descargarte el certificado digital.

Únicamente ten la precaución de descargártelo en el mismo ordenador donde lo solicitaste. De lo contrario te dará error.

Renovar el certificado digital de una comunidad de propietarios

Actualmente no es posible renovar el certificado digital de una comunidad de propietarios, al menos de momento.

Los certificados digitales de personas físicas sí que se pueden renovar, y es algo muy útil, ya que evita que tengas que realizar todo este procedimiento.

En cuanto se pueda renovar el certificado digital de las comunidades de propietarios, incluiremos la guía en esta página.

Preguntas frecuentes sobre el certificado digital en las comunidades de propietarios

Sí, es obligatorio el certificado digital en una comunidad de propietarios para comunicarse con las administraciones públicas.

Necesitas el certificado digital en tu comunidad de propietarios para comunicarte con las administraciones públicas.

Hay dos trámites para los que los certificados digitales son muy útiles: La presentación de impuestos y la tramitación de ayudas autonómicas por la realización de obras de rehabilitación.

No, actualmente esta opción no ha sido implementada por la fabrica nacional de moneda y timbre.