Cómo constituir una comunidad de propietarios

Aquí podrás aprender cómo constituir una comunidad de propietarios paso a paso, ¡Incluso te ofrecemos plantillas para facilitarte el trabajo!
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José romero sanfelix

Por José Romero Sanfélix (Administrador de fincas nºcol.2271)

Constituir una comunidad de propietarios

Constituir una comunidad de propietarios es más tedioso que complicado porque no se conocen los pasos a seguir.

¡Pero eso tiene fácil remedio!

En este artículo te enseñaremos a constituir una comunidad de propietarios paso a paso y por ti mismo.

Para empezar queremos indicar que constituir una comunidad de propietarios no requiere de una gran inversión, todo lo contrario.

Tan solo necesitarás un libro de actas sin usar, que puedes encontrar en cualquier papelería.

Te recomendamos que este libro de actas sea de hojas móviles, es decir, que puedas sacarlas para imprimir las futuras actas de tu comunidad de vecinos.

También necesitarás una pequeña cantidad de fondos para solicitar la legalización del libro en el registro de la propiedad y solicitar una copia de la escritura de división horizontal y los estatutos de la comunidad.

Estos trámites tienen un coste aproximado de unos 30€.

Paso 1: Conocer el estado de tu comunidad de propietarios.

Lo primero que necesitas conocer es el estado de tu comunidad de vecinos, y para ello necesitamos la división horizontal del inmueble. Puedes pedir una copia de la división horizontal de tu edificio en el registro de la propiedad.

¿Para que lo necesitamos? Para saber si tu comunidad viene ya preconstituida, como la mayoría de las comunidades de propietarios en las ciudades.

Si es así tu comunidad ya dispondrá de una división horizontal que estará registrada en el registro de la propiedad de tu pueblo o de tu ciudad, y estas se pueden solicitar en el mismo registro.

Solo tienes que acercarte al mostrador y pedir la división horizontal y los estatutos de la comunidad de propietarios X que está situada en la calle Y. Es conveniente conocer el nombre completo de cualquier de los propietarios de este edificio, ya que en el registro suelen utilizarlo como un verificador.

Por qué necesito la división horizontal del inmueble

Porque te aporta todos los datos que necesitas conocer de tu comunidad de propietarios, incluso antes de estar constituida.

Te aportará datos sobre:

  • Cuál es el coeficiente de cada uno de las viviendas y bajos de tu comunidad de vecinos, que es necesario para saber cómo repartir los gastos del edificio.
  • Los elementos comunes de tu comunidad de propietarios, incluso de cuartos, habitáculos y viviendas que pertenezcan a la propia comunidad, como los apartamentos de la portería.

Cuándo no necesitamos la división horizontal del inmueble

Hay un caso en el que no necesitarás solicitar la división horizontal. Esto es cuando tienes un edificio que te pertenece en su totalidad y quieres constituir una comunidad de vecinos para dividirlo.

En este caso el registro de la propiedad no tendrá ningún tipo de información útil sobre tu inmueble.

Si es esto lo que quieres hacer te recomendamos que acudas a un notario, que te indicará cómo segregar cada uno de los bajos y viviendas; y que también te asesorará en todos los pasos que deberás seguir en adelante.

Para constituir una comunidad de propietarios únicamente es necesario convocar una junta de constitución, que será la primera junta de vecinos y donde se sentarán las bases para poder empezar a funcionar efectivamente como una comunidad de vecinos.

Paso 2: Convocar la junta de constitución de la comunidad.

Ahora que ya sabes cuantos bajos y viviendas forman parte de tu comunidad de vecinos, debes convocar una junta de constitución, donde se sentarán las bases para poder empezar a funcionar efectivamente como una comunidad de vecinos.

Una junta de constitución es idéntica a cualquier una junta ordinaria de vecinos, solo que con una serie de características especiales, que son:

  • Que se especifique en la convocatoria que se trata de una junta de constitución: «Junta de constitución de la comunidad X».
  • Que se incluya como punto del orden del día la constitución de la comunidad y que se vote su aprobación.
  • Que en la junta se cree la primera junta directiva, es decir: Que se elija el primer presidente de la comunidad, un secretario y un administrador.
  • Aunque no es necesario, vale la pena aprovechar la junta para acordar la solicitud de un CIF comunitario y la apertura de una cuenta corriente a nombre de la comunidad.
  • Aunque tampoco es necesario, conviene aprobar el inicio de la contabilidad de la comunidad y el establecimiento de un fondo de reserva.

Plantilla de convocatoria de junta de constitución

Para facilitarte la redacción de la convocatoria, te hemos preparado una plantilla de convocatoria.

Estamos seguros que de esta forma ahorrarás mucho tiempo y algún que otro contratiempo.

¡Esperamos que te sea de utilidad!

Constituir una comunidad de propietarios

Paso 3: Qué tratar en la junta de constitución de la comunidad.

En la junta de constitución es necesario tratar los puntos que hayáis incluido en el orden del día.

Vamos a indicar qué es lo que se tiene que aprobar y por qué motivo es necesario hacerlo.

 

Elegir a la junta rectora de la comunidad de vecinos.

La junta rectora de la comunidad de vecinos son el presidente, el secretario y el administrador. Así está establecido en la ley de propiedad horizontal.

Es muy posible que los tres cargos recaigan sobre una misma persona, y es muy posible que esa persona seas tú. Así que vamos a explicarte brevemente en qué consisten estos cargos.

El presidente de la comunidad es quien representa legalmente a la comunidad de propietarios.

Tiene un papel clave en la constitución de la comunidad, ya que es quien tiene la capacidad de realizar los trámites de su constitución.

Así pues, el presidente será quien tendrá que llevar a legalizar el libro de actas, solicitar el CIF de la comunidad y abrir la cuenta corriente.

El secretario es quien guarda los documentos de la comunidad y da fe de las actas.

El administrador es quien lleva las cuentas.

Si estás buscando toda esta información es porque no habéis contratado los servicios de un administrador de fincas.

El administrador de fincas puede realizar todo este proceso. Puede tener a la vez el cargo de secretario y de administrador; y también puede realizar los trámites del presidente con su autorización.

Abrir una cuenta corriente a nombre de la comunidad de propietarios.

Las cuotas de tus vecinos ya no se recogen puerta por puerta y para realizar pagos de servicios no puedes (ni debes) pagarlos en efectivo. Tu comunidad de vecinos necesita una cuenta corriente.

Para abrir una cuenta corriente necesitas que este acuerdo venga reflejado en el acta y tener dado de alta un CIF de la comunidad de propietarios. El resto es sencillo, y te podrán asesorar en cualquier banco.

Si apruebas la apertura de la cuenta corriente en la junta de constitución, ya tienes el primer paso realizado.

Paso 4: Redactar el acta de la junta de constitución.

Damos por hecho que la junta de vecinos ha salido como se esperaba.

Los vecinos habéis aprobado la constitución de la comunidad de propietarios y habéis elegido una junta rectora.

Ahora es necesario que el presidente o el administrador de fincas redacte el acta, indicando que efectivamente se constituye la comunidad de propietarios.

En este acta es necesario que se incluya qué vecinos han asistido, y quienes han votado a favor de la constitución de la comunidad de propietarios.

No es necesario realizar una redacción complicada ni resaltar cada cosa que se dice en la junta. Únicamente es necesario plasmar los acuerdos tomados.

Para facilitarte el proceso te dejamos un modelo de acta de junta de constitución que seguro que te será útil.

Constituir una comunidad de propietarios

Paso 5: Legalizar el libro de actas.

Ahora es necesario legalizar el libro de actas en el registro de la propiedad.

Para ello, tendrás que dejar el libro de actas en blanco en el registro, junto a una reserva y la dotación necesaria para que hagan el trámite. Estamos hablando de un coste aproximado de 30€.

Los libros de actas pueden encontrarse en cualquier papelería y cuestan aproximadamente 20€.

Esto quiere decir que todo el proceso de legalizar un libro de actas tiene un coste de unos 50€, que no es mucho.

Te recordamos nuestra recomendación: Es mejor que compres un libro de actas de hojas móviles, es decir, unidas mediante anillas. De esta forma podrás imprimir las actas en lugar de redactarlas a mano.

En el registro de la propiedad te pedirán el acta de constitución firmada por el presidente y por el secretario de la comunidad.

Si el presidente y el secretario de la comunidad son la misma persona, indícalo.

Puedes encontrar fácilmente la dirección física del registro de tu localidad realizando una sencilla búsqueda en internet.

Ten la precaución de acudir al registro de la propiedad del distrito correcto, ya que en tu ciudad puede haber muchos registros con distintos números. Aunque tampoco te preocupes en exceso por esta cuestión, ya que todos los registros de la misma ciudad suelen estar en el mismo edificio, o en edificios colindantes.

Preguntas frecuentes sobre cómo constituir una comunidad de propietarios

Consideramos que constituir una comunidad de propietarios tiene un coste aproximado de 50€, ya que solo hay dos cosas en la constitución de una comunidad de propietarios que han de pagarse:

  • El libro de acta vacío: Sobre unos 20€
  • El registro de la comunidad en el registro de la comunidad: Sobre unos 30€

El resto de trabajos no tiene coste, más que el del tiempo que cuesta realizar estos trabajos.

Nosotros incluimos en nuestros honorarios estas tramitaciones, reduciendo el coste de constitución de la comunidad de propietarios al mínimo.

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Indicar que en cada junta de propietarios se incluyen dos convocatorias, con un tiempo mínimo entre ellas de 30 minutos.

Si a la primera convocatoria no acude el 50% de los vecinos, es necesario esperarse a la segunda convocatoria.

La segunda convocatoria no requiere que estén presentes el 50% de los vecinos y todo lo que se apruebe en la junta será válido y vinculante.

Así pues, si el 50% más uno de los asistentes vota a favor de cualquier punto, este punto está aprobado.

Podría suceder que a la junta en segunda convocatoria acuda únicamente un vecino y éste apruebe lo que considere oportuno. Sus decisiones serían válidas y vinculantes.