En este artículo te asesoraremos sobre todas las cuestiones relativas a las juntas de vecinos, también conocidas como reuniones de vecinos o juntas de propietarios.
Existen muchos puntos en los que podemos cometer errores, pero no te preocupes por ello, porque también te vamos a preparar una plantilla de convocatoria de junta de vecinos y otra modelo de acta de junta de propietarios.
Cuando termines de leer el artículo serás un experto, porque vamos a explicarte cada uno de los puntos necesarios para que puedas realizar tus reuniones de vecinos.
También indicarte que si lo que necesitas es un administrador de fincas que te asesore y gestione tu comunidad de propietarios, puedes contar con nuestros servicios. Te dejamos un enlace por si es lo que necesitas.
Qué tipos de juntas de vecinos existen
Existen dos tipos de juntas de vecinos, las juntas ordinarias y las juntas extraordinarias.
Las juntas ordinarias se deben convocar y celebrar obligatoriamente al menos una vez al año, es decir, que la comunidad tiene la obligación de convocar al menos una junta de propietarios ordinaria al año.
En ella se deben aprobar las cuentas de la comunidad, renovar los cargos de la junta rectora, proponer un presupuesto de gastos e ingresos anual y realizar la aprobación del plan de ingresos y gastos.
Las juntas extraordinarias son por definición todas aquellas que no son ordinarias.
Pueden realizarse tantas juntas extraordinarias como sean necesarias, tienen unos requisitos de plazos de convocatoria más laxos y tratan cuestiones que no pueden dilatarse en el tiempo.
Así pues, para celebrar juntas de propietarios extraordinarias únicamente es necesario que los temas a tratar sean cuestiones que no pueden esperar a la junta ordinaria, como la ejecución de obras o el cambio de administrador de fincas.
Plazos para convocar una junta de vecinos
Las juntas ordinarias de vecinos tienen que convocarse una vez al año.
Esto no significa necesariamente que deben convocarse antes del día 31 de diciembre de cada año. Estamos hablando de ejercicios y no de años naturales.
Tampoco es necesario ser totalmente estricto con los plazos. El plazo puede dilatarse o acortarse levemente, siempre que se actúe de buena fe.
Tal y como indica la ley de propiedad horizontal, las juntas ordinarias han de convocarse con al menos seis días de antelación, mientras que no existe un plazo mínimo de convocatoria para las juntas extraordinarias, ya que se entiende que los temas a tratar pueden ser sumamente urgentes.
Nuestra recomendación como administradores de fincas colegiados es que se convoque cualquier junta con una semana de antelación siempre que sea posible, y enviar las citaciones por vía postal con al menos 10 días de antelación, ya que a veces tardan en llegar.
Cómo se envían las convocatorias de las juntas de vecinos
Las convocatorias de las reuniones de vecinos pueden ser por vía postal o por comunicación telemática. Es decir, que es tan válido recibir una carta como recibir un email, siempre que la dirección de correo electrónico se comunique al secretario-administrador previamente.
No existe ninguna obligación de enviar las convocatorias por correo certificado. Tampoco es necesario colgar del zaguán la convocatoria de la junta, aunque creemos que esta es una muy buena práctica.
Requisitos para la convocatoria de una reunión de vecinos
En términos generales, lo más importante es que la convocatoria sea clara.
Es muy importante que se detallen lo máximo posible los temas a tratar, para que los vecinos sepan qué se va a tratar en esta reunión de vecinos y vayan, en la medida de lo posible preparados.
Esto favorecerá la agilidad de la junta.
Es importante siempre recordar que el objetivo de las reuniones de vecinos es llegar a acuerdos.
Si tenéis presente esto, vuestra junta se desarrollará de manera natural y rápida.
En todo caso, es importante tener presente las siguientes cuestiones técnicas al convocar una reunión de vecinos:
Incluir fecha y hora de primera y segunda convocatoria
Todos sabemos que se necesita indicar la fecha de la reunión.
Sin embargo no es tan conocido que la ley de propiedad horizontal obliga a que existan dos convocatorias para la misma junta.
La doble convocatoria de una junta es necesaria para que, en caso de que no acuda el 50% más uno de los vecinos, se realice una segunda convocatoria en la que este requisito ya no es necesario.
Es decir, que en segunda convocatoria no es necesario que exista un mínimo de vecinos para empezar con la reunión.
Si no están representados la mitad de los vecinos en la primera convocatoria, hay que esperarse a la segunda.
Las dos convocatorias tienen que tener un margen de al menos 30 minutos entre ellas.
Esto es lo que tienes que saber.
En la plantilla que te hemos dejado anteriormente verás que la segunda convocatoria viene resaltada en azul, negrita y letra grade. Esto es porque en la práctica las reuniones de vecinos suelen empezar en segunda convocatoria, ya que es muy poco frecuente que acudan puntuales más del 50% de los vecinos del edificio en primera convocatoria.
Incluir el orden del día de la reunión
Esto resulta bastante obvio.
Tiene que incluirse un listado de temas a tratar.
Si no se incluye un tema en concreto y no tiene mucha relevancia, podría tratarse en ruegos y preguntas. Sin embargo, si el tema es relevante o implica una cantidad razonable de dinero, nuestra recomendación es tratarlo en una futura junta si no se ha incluido en el orden del día.
Incluir quién convoca la junta de vecinos
La persona que convoca las reuniones de vecinos es el presidente. Es a quien se le atribuye esta capacidad en la ley de propiedad horizontal.
Sin embargo, también puede convocar la junta el 25% de los propietarios, si éste no estuviese disponible o si se mostrase hostil.
En la propia ley de propiedad horizontal no deja dudas sobre ello:
«2. La convocatoria de las Juntas la hará el presidente y, en su defecto, los promotores de la reunión, con indicación de los asuntos a tratar, el lugar, día y hora en que se celebrará en primera o, en su caso, en segunda convocatoria, practicándose las citaciones en la forma establecida en el artículo 9.
La convocatoria contendrá una relación de los propietarios que no estén al corriente en el pago de las deudas vencidas a la comunidad y advertirá de la privación del derecho de voto si se dan los supuestos previstos en el artículo 15.2.»
Así pues, habrá que especificar en la convocatoria quien convoca la junta o bien el presidente o bien los promotores de la reunión.
Incluir una forma de representación
Es necesario que se facilite la posibilidad de que cada vecino pueda delegar el voto en cualquier persona de su confianza.
Por este motivo es necesario que en cada convocatoria exista un formulario de representación. De nuevo, todo está incluido en la plantilla de reunión de vecinos.
Plantilla de convocatoria de junta de vecinos
Considero que la parte más importante a la hora de realizar una reunión de vecinos en una comunidad de vecinos sin administrador es crear correctamente una convocatoria.
Hay una serie de requisitos formales con los que se ha de ser muy estricto para evitar que la reunión de vecinos se impugne.
Esta no es una cuestión que se dé habitualmente, ya que es necesario acudir a los tribunales para impugnar formalmente el acta de una reunión de vecinos, pero siempre conviene que la convocatoria de una reunión de vecinos esté realizada de forma impecable y prevenir cualquier problema futuro.
Para ello te dejamos esta plantilla de convocatoria de reunión de vecinos. Es perfectamente editable.
Cómo se vota en las juntas de propietarios
Las votaciones en las juntas de propietarios se han de realizar a mano alzada. Así está reflejado en la ley de propiedad horizontal.
No existe nada que se le parezca al voto por correo postal.
Sin embargo, la ley de propiedad horizontal sí que permite que se pueda ceder la representación a alguien de tu confianza, sea esta persona vecino o no.
También se puede ceder el voto al administrador de la comunidad de propietarios, aunque nosotros desaconsejamos esta práctica, ya que los administradores de fincas debemos mantenernos en una situación de neutralidad.
Que el administrador de la comunidad de vecinos pueda votar en las juntas, en nuestra opinión, sólo da lugar a malentendidos.
Medidas establecidas a raíz de la pandemia en las juntas de vecinos.
A raíz de la propagación del COVID19 a nivel mundial, el gobierno de España creó una serie de medidas para facilitar la convocatoria de juntas de vecinos de forma segura.
Estas medidas están publicadas en un real decreto (real decreto-ley 8/2021) publicado el 4 de mayo de 2021, y que aprueba las siguientes medidas:
- Que las juntas ordinarias se celebren por videoconferencia
- Que no se puedan celebrar juntas ordinarias hasta pasado el 31 de diciembre de 2021.
Todo esto son buenas noticias, que dan cobertura legal a ciertas prácticas que de hecho se han estado realizando desde el estallido de la pandemia.
Lamentablemente, la posibilidad de celebrar juntas ordinarias y extraordinarias de forma telemática obliga en el mismo real decreto ley a que sea el secretario-administrador quien garantice que todos los propietarios de la comunidad de vecinos puedan conectarse a internet.
Esto simplemente no es posible.
Afortunadamente, el estado de la pandemia es mucho mejor en estos momentos que a principios de 2021, así que recomendamos convocar las juntas extraordinarias al aire libre, con distancia de seguridad y con mascarilla durante el tiempo que aún haya riesgo de contagio, aunque sea mínimo.
Hay que reconocerle al colegio de administradores de fincas, el enorme esfuerzo que ha hecho por informar a las comunidades de propietarios y a los administradores de fincas sobre todas estas cuestiones.
Características de las juntas ordinarias de vecinos
Las juntas ordinarias de vecinos tienen una serie de requisitos particulares, que son los siguientes:
- Se renuevan necesariamente los cargos de presidente, secretario y administrador.
- Debe terminar con un presupuesto anual aprobado en junta, por lo que es necesario hablar sobre las cuentas de la comunidad.
Si estos puntos del orden del día no se incluyen, es necesario informar a quienes convocan la junta que deben incluirlos.
Motivos para convocar una junta extraordinaria de vecinos
Para convocar una junta extraordinaria de vecinos es importante conocer las diferencias entre una junta ordinaria y una junta extraordinaria.
En las juntas ordinarias (recuerda que no estamos hablando de este tipo de junta) se trata principalmente la renovación de cargos como son el de presidente, secretario y administrador. También se aprueba el presupuesto anual, para que la comunidad pueda hacer frente a los gastos habituales u ordinarios del edificio relacionados con el mantenimiento normal del edificio y sus funciones.
Todas estas cosas no tienen relativa urgencia, por lo que no es conveniente tratarlas en una junta extraordinaria. Recuerda siempre que los motivos para convocar una junta extraordinaria son siempre relativamente urgentes.
En una junta extraordinaria de vecinos se puede tratar cualquier tema propuesto por los propietarios de una comunidad de vecinos con cierta urgencia o que no puedan esperar a la junta ordinaria, que ha de convocarse al menos una vez al año.
Es habitual convocar juntas extraordinarias para aprobar la ejecución de obras o para cambiar de administrador de fincas.
Primer motivo: Cambiar de administrador de fincas
Indicarte que en caso de que la junta extraordinaria de vecinos tenga como finalidad cambiar de administrador de fincas tenemos redactado un artículo que trata exclusivamente sobre esta cuestión.
Cuando se trata de cambiar de administrador de fincas, otro administrador de fincas puede asesorarte e incluso convocar la junta extraordinaria por ti.
Te dejamos un enlace a nuestro artículo sobre cómo cambiar de administrador y otro a nuestra página principal, por si necesitas los servicios de un administrador de fincas que gestione tu comunidad.
Segundo motivo: La ejecución de una obra
Las obras en las comunidades de vecinos requieren juntas que no pueden ser anuales.
Por poner un ejemplo, para la realización de una obra en una fachada se requiere, como poco, dos acciones: Recoger fondos y elegir un presupuesto de ejecución de obra.
Nosotros, además, recomendamos siempre una tercera acción: La contratación de un técnico que redacte el proyecto de ejecución de la obra, para que de esta forma pueda ofrecer a la comunidad las mediciones de la obra a ejecutar y que se puedan comparar varios presupuestos de ejecución sobre unas mismas mediciones.
En todo caso, una obra en la comunidad de vecinos requiere necesariamente la realización de, al menos, dos juntas extraordinarias en un periodo de tiempo reducido: La junta dedicada a aprobar la obra y recoger fondos; y por otro lado la obra dedicada a elegir presupuesto de ejecución.
Si quieres conocer en detalle cómo se deberían realizan las obras en la comunidad de propietarios, te dejamos un enlace a un artículo que hemos realizado únicamente para ello.
Plazo para convocar una junta extraordinaria de vecinos
Si bien las junta ordinarias sí han de convocarse con 6 días de antelación, esto no sucede con las junta extraordinarias. Las juntas extraordinarias no tienen requisito de plazo de convocatoria. Esto se debe a la relativa urgencia con la que pueden llegar a ser convocadas.
Esto no quiere decir que no sea conveniente convocarlas con cierta antelación. Una cuestión es el requisito legal y otra muy distinta es entender que va a convocarse a un grupo de personas con diferentes vidas y horarios. Por este motivo, yo recomiendo que, salvo urgencia, se convoquen las juntas extraordinarias con al menos tres días de antelación.
¿Puede convocarse una junta de vecinos sin administrador?
El administrador de fincas es esencial para la creación y gestión de reuniones de vecinos, pero no por ello es imprescindible. Puede realizarse una reunión de vecinos sin necesidad tener que contratar un administrador.
También es posible que una comunidad de propietarios esté descontenta con la gestión de su administrador y quiera realizar una reunión de vecinos con todas las garantías.
Vamos a tratar en primer lugar cómo se convoca una reunión de vecinos sin administrador, aunque nos gustaría indicarte que si lo que necesitas es cambiar de administrador de fincas o contratar un nuevo administrador de fincas también podemos ayudarte.
Tenemos un artículo precisamente sobre cómo realizar una junta de propietarios para cambiar de administrador y también podemos gestionar todo esto por ti si lo crees conveniente.
Para ello te dejamos dos enlaces, para acceder directamente a este contenido.
Consejos para llevar a cabo una buena junta de vecinos.
Una reunión de vecinos es más fluida y funciona mejor cuando los temas que se tratan son interesantes y necesarios para los vecinos.
Con esto quiero indicar que es importante realizar pocas juntas de vecinos y que se puedan considerar de gran interés.
Aúna temas necesarios en la misma reunión de vecinos, trata de describirlos correctamente en la convocatoria y seguro que se llegarán a conclusiones interesantes.
Evita siempre tratar cuestiones en las juntas que tengan una fuerte implicación emocionales o que estén poco definidas.
Se llega a mejores conclusiones en las juntas de propietarios sin administrador si se tratan los temas con educación y con distancia emocional. Es mucho más difícil ofender y mucho más sencillo llegar a acuerdos, que es lo que se busca.
Preguntas frecuentes sobre las juntas de vecinos
¿Cuáles son las funciones de una junta de vecinos?
Las principal función de una junta de vecinos es la de tomar decisiones en la comunidad de propietarios mediante votaciones.
Es cierto que cuando las decisiones son rutinarias, como decisiones de mantenimiento ordinario de las zonas comunes, estas suelen delegarse en el administrador de fincas y el presidente de la comunidad por una cuestión de economía de tiempo.
En todo caso, la junta de vecinos siempre tendrá la última palabra al respecto.
¿Por qué es importante una junta de vecinos?
Porque la junta de vecinos toma todas las decisiones que se pueden dar en una comunidad de propietarios, además de votar también quien será la junta rectora (presidente, secretario y administrador).
¿Cuándo se podrán realizar juntas de vecinos?
Se pueden realizar juntas de vecinos siempre que se convoquen con cierta antelación y no existan leyes sanitarias especiales en el momento de la convocatoria.
