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Administrador de fincas

Funciones del administrador de fincas

Artículo redactado el lunes, 9 de noviembre de 2020
Revisado por última vez el martes, 29 de agosto de 2023
Un administrador de fincas realiza muchas funciones. Quizás te interese conocerlas. Aquí te las explicamos.
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¿Qué es un administrador de fincas?

El administrador de fincas es un profesional que se dedica a gestionar todos los procesos y necesidades que se dan en una comunidad de propietarios.

Entre todas las tareas que se realizan, destacaría las siguientes:

  • La gestión contable de la comunidad de vecinos.
  • La gestión de los impagos de los propios vecinos.
  • El asesoramiento a la comunidad de propietarios en todo lo referente a la ley de propiedad horizontal, y procurar que las tomas de decisiones se ajusten a esta ley.
  • La convocatoria, gestión y redacción de las actas de las juntas de propietarios.
  • La gestión de reparaciones y obras.
  • La mediación y gestión de posibles conflictos entre vecinos.
  • La coordinación de proveedores de servicios para la comunidad de propietarios, así como la búsqueda de mejores proveedores a petición de los propios vecinos.

Estas son esencialmente las tareas que un administrador de fincas debe realizar.

No son pocas.

No deja de ser sorprendente la cantidad de personas que se resisten a entender que formar parte de una comunidad de propietarios implica necesariamente el mantenimiento de las zonas comunes.

En mi opinión, es una pena que la gestión de las reclamaciones de deudas sea una parte tan esencial de la profesión… Pero es una realidad. 

Quizás por ese motivo existen tantos abogados que son además administradores de fincas, aunque en mi opinión, como os expondré más adelante, un administrador de fincas es esencialmente un contable qué sabe cómo tratar a la gente.

Funciones del administrador de fincas

Funciones del administrador de fincas

Los administradores de fincas tenemos una serie de funciones que debemos realizar. Unas están reflejadas en la ley de propiedad horizontal y otras forman parte del desarrollo diario de nuestro trabajo, aunque no quede reflejado en la propia ley.

Pero no hay que equivocarse con esto. El administrador de fincas también tiene la obligación de no realizar ciertos trabajos que están muy por encima de las funciones que debe realizar y que pueden generar problemas tanto a la comunidad de propietarios como a sí mismo.

Así que voy a describirte cuales son nuestras funciones y luego te indicaré también cuales no son (ni deben ser) las funciones de un administrador de fincas.

¿Qué es un administrador de fincas?

El administrador de fincas es un profesional que se dedica a gestionar todos los procesos y necesidades que se dan en una comunidad de propietarios.

Entre todas las tareas que se realizan, destacaría las siguientes:

  • La gestión contable de la comunidad de vecinos.
  • La gestión de los impagos de los propios vecinos.
  • El asesoramiento a la comunidad de propietarios en todo lo referente a la ley de propiedad horizontal, y procurar que las tomas de decisiones se ajusten a esta ley.
  • La convocatoria, gestión y redacción de las actas de las juntas de propietarios.
  • La gestión de reparaciones y obras.
  • La mediación y gestión de posibles conflictos entre vecinos.
  • La coordinación de proveedores de servicios para la comunidad de propietarios, así como la búsqueda de mejores proveedores a petición de los propios vecinos.

Estas son esencialmente las tareas que un administrador de fincas debe realizar.

No son pocas.

No deja de ser sorprendente la cantidad de personas que se resisten a entender que formar parte de una comunidad de propietarios implica necesariamente el mantenimiento de las zonas comunes.

En mi opinión, es una pena que la gestión de las reclamaciones de deudas sea una parte tan esencial de la profesión… Pero es una realidad. 

Quizás por ese motivo existen tantos abogados que son además administradores de fincas, aunque en mi opinión, como os expondré más adelante, un administrador de fincas es esencialmente un contable qué sabe cómo tratar a la gente.

Funciones del administrador de fincas

El administrador de fincas es un contable

Para poder gestionar una comunidad de vecinos necesitas saber cuánto dinero recoges, donde va a parar y meterlo en diferentes partidas, especialmente cuando estos fondos tienen distintos usos.

Al utilizar únicamente una cuenta corriente por comunidad de propietarios, esta actividad es esencial.  Es el equivalente a tener un único armario separado por distintos cajones y compartimentos.

Además necesitas saber exactamente qué debe cada vecino en cada momento. 

Aquí no se pueden cometer errores. Si le pides a un vecino que se ponga al corriente cuando no tiene ninguna deuda, estarás generando un cliente descontento. 

Además, tendrás que encontrar el origen del error y dar explicaciones al respecto, por lo que estarás sumando horas de trabajo innecesarias.

Es más, este cliente descontento tratará su caso con los vecinos en las zonas comunes, por lo que puede generar un clima de desconfianza en la comunidad de propietarios.

¡Y todo por un problema contable!

Este es solo un ejemplo de la multitud de problemas que pueden darse por llevar una contabilidad descuidada o desactualizada. Y por este motivo te recomiendo que uses tus conocimientos contables con frecuencia y de forma rutinaria con un buen programa de gestión.

Y si no tienes nociones de contabilidad (algo que es muy habitual en el sector)  te recomiendo que aprendas lo antes posible y lo apliques rigurosamente.

El administrador de fincas es un contable

El administrador de fincas debe mediar

En las comunidades de propietarios se generan conflictos entre vecinos. A veces también entre grupos de vecinos. 

Ejemplos clásicos son el horario de las piscinas, el uso de las terrazas comunitarias y la elección de proveedores de servicios.

El administrador de fincas ha de gestionar estos conflictos y hacer que reine la paz en su comunidad de vecinos.

Esto no significa necesariamente que el administrador tenga que tomar las decisiones, de hecho no debe, pero sí que forma parte de nuestra labor el favorecer la toma de decisiones.

¿Hay un problema de uso de zonas comunes? Explica cuáles son los límites.

¿Existe descontento con un proveedor? Busca distintos proveedores, ofrece distintos servicios y precios, pero sin decidir por la junta de vecinos.

Este tipo de labores diplomáticas no son sencillas, pero son muy útiles. ¡Incluso esenciales!

Funciones del administrador de fincas

El administrador de fincas tiene que planificar

Todos los vecinos quieren tener el edificio de sus sueños, pero nadie quiere pagarlo.

Es necesario que el administrador de fincas ponga sobre la mesa la cruda realidad: Todo cuesta dinero, y la única forma de evitar que este desembolso duela es necesario planificar las cuotas y derramas con antelación.

Cuanto antes planifiques una derrama, mejor. 

Ganamos todos.

Por un lado, la percepción de la comunidad de propietarios mejorará enormemente, ya que considerarán un gestor organizado. 

Por otro lado evitarás el descontento propio de la falta de planificación, ya que a la larga todos los edificios requieren obras, y cuando estas son urgentes es necesario realizar derramas igualmente urgentes y de cantidades enormes.

Funciones del administrador de fincas

El administrador de fincas debe gestionar las incidencias del edificio

Sí, es cierto, los administradores de fincas no somos vendedores de seguros, pero no tenemos más remedio que gestionarlos.

Es una batalla perdida y hasta cierto punto tiene sentido.

Las comunidades de propietarios van a exigirte que gestiones los daños que se produzcan en la comunidad de vecinos. Si este trabajo no se realiza con diligencia, a la larga perderás el cliente.

El administrador de fincas es la persona que ha de coordinar la resolución de estos problemas sobrevenidos.

Puede ser un poco frustrante tener que hacer este trabajo cuando realmente debería hacerlo el mediador del seguro que la comunidad haya contratado.

Si como administrador de fincas no quieres que esto te suceda, te recomendamos que trabajes con una gestora de seguros que vaya a atender tus llamadas, realice la apertura de los siniestros y les haga una seguimiento.

Recomienda directamente sus servicios. No pierdes nada.

Es muy habitual contratar el seguro de un mediador que sea familiar o amigo de algún vecino de la comunidad de propietarios. 

Como este sector está muy desprofesionalizado, puede suceder que esta persona luego no responda cuando vengan los problemas. También puede suceder que sea un buen profesional. Ojalá sea así.

Sea como sea, si el mediador no responde, es el administrador de fincas quien ha de hacer el trabajo del mediador y coordinar el siniestro.

El administrador de fincas debe gestionar incidencias

Qué trabajos nunca debe hacer un administrador de fincas

Por pedir que no quede.

Si trabajas correctamente, si eres rápido y eficiente, tus clientes satisfechos se darán cuenta de ello… Y te pedirán más cosas.

Primero te pedirán que resuelvas problemas de la comunidad de vecinos, pero pueden terminar pidiéndote que les resuelvas cuestiones personales.

Tienes que cortar con eso.

No cruces esa línea. 

Tienes que aprender a decir que no. 

“Mi expareja no quiere pagar su parte de la comunidad” o “Me siento inseguro porque hay una persona paseando por la acera de enfrente” son frases que escucho demasiado frecuentemente.

Naturalmente estoy exagerando, pero no tanto como puedas imaginar. Te dejo un listado de trabajos que bajo ningún concepto has de realizar.

El administrador de fincas tiene que saber decir que no

No te conviertas en policía de barrio.

Si la policía no puede resolverlo, el administrador de fincas tampoco.

Una cosa es mediar entre vecinos, y otra cosa es patrullar los rellanos.

Si un vecino tiene perros que ladran a altas horas de la madrugada, informa a tus clientes que existen ordenanzas municipales que todos tenemos que cumplir, y que el administrador no tiene capacidad para hacer valer las leyes. Tendrán que contactar con la policía por sí mismos.

Si los vecinos del tercero están de obras, les puedes indicar que existe la necesidad de tener las licencias correspondientes, y que de nuevo la policía puede hacer los trabajos de comprobación correspondientes.

Si los niños corren alrededor de la piscina comunitaria, pueden (y en ocasiones deben) contratar los servicios de un vigilante que mantenga el orden y la seguridad. No hay cartel en el zaguán que pueda hacer que la velocidad de los niños disminuya.

Los administradores de fincas no somos policías de edificios

Que las prisas no te lleven a sobrepasar ciertos límites.

Vaya, parece que las tuberías, que llevan sin revisarse 40 años, se han roto y están mojando a una de las viviendas. Qué suerte que tan solo con 4000€ se solucione este problema. Llama a un fontanero para que venga de urgencia.

Pues no.

Una cosa es que el administrador de fincas pueda (y deba) gestionar los problemas derivados de roturas y desgastes, y otra cosa es que tome decisiones que debe tomar la junta de propietarios.

Hay una cifra indeterminada que ronda los 500€ por la que las comunidades de propietarios pueden pensar que les estás secuestrando la toma de decisiones.

Por este motivo, te voy a aconsejar lo siguiente:

  • Haz lo posible para que la junta de vecinos tome todas las decisiones.
  • Si no se puede tomar la decisión en la junta de propietarios, solicita el visto bueno de presidente y genera una circular para asegurarte que todos tus clientes tienen el conocimiento de que se ha tomado tal decisión debido a la urgencia y con el consentimiento del presidente.
  • Haz lo posible por contratar seguros que cubran daños por aguas. Son más caros, pero son necesarios para tu salud mental y es una buena práctica para la gestión de comunidades de propietarios.
El administrador de fincas no ha de sobrepasar ciertos límites

Evita gestionar siniestros entre particulares

Como eres el administrador de la comunidad de vecinos es posible que tus vecinos vean como algo natural que les gestiones las goteras que provienen del vecino de arriba.

De nuevo, esto no es así. Sal de ahí.

Como administrador de fincas, tienes que mantenerte neutral, si realizas esta gestión (que claramente no te corresponde) el vecino de arriba sentirá que te estás posicionando en contra de él.

Informa a tus vecinos de que, lamentablemente, son ellos quienes deben realizar la labor de ponerse en contacto con su seguro para que este realice sus gestiones. Y si no tienen seguro del hogar, tendrán que llamar a un fontanero.

Sí que puedes facilitar que ambos vecinos se pongan en contacto, siempre que tengas esa información y ambos vecinos te autoricen para compartir sus respectivos números de teléfono. Ten mucho cuidado con la ley de protección de datos (LOPD).

El administrador de fincas debe evitar tomar parte en las discusiones

Preguntas frecuentes sobre las funciones del administrador de fincas

El administrador de comunidades gestiona todos los aspectos, principalmente económicos, de la comunidad de propietarios; como llevar las cuentas, asistir a juntas y asesorar jurídicamente.

Cuando un administrador de fincas no cumple con sus funciones es muy recomendable cesarlo y contratar un nuevo administrador de fincas si se considera necesario.

Es complicado reclamar a un administrador de fincas, ya que en la mayoría de casos no somos responsables a nivel legal de los problemas que se puedan atribuir por mala gestión, ya que la comunidad suele (debe) ser conocedora de sus actuaciones, que a su vez deben estar basadas en los acuerdos tomados en junta.

El administrador es una de las figuras que gobiernan una comunidad de propietarios según se define en la ley de propiedad horizontal.

El administrador es por tanto el responsable de la gestión económica de la comunidad de propietarios.

No es necesario que exista un contrato con el administrador de fincas, ya que su nombramiento debe reflejarse en el acta.

En la propia acta debería reflejarse los términos en los que se contrata al administrador de fincas.

Es obligatorio que exista la figura del administrador de la comunidad de propietarios, pero no es necesario contratar a un administrador de fincas profesional, ya que puede asumir el cargo cualquier vecino.

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