Funciones del administrador de fincas

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Administrador de fincas funciones

En la actualidad hay prácticamente un universo de profesiones y ocupaciones diseñadas para cubrir todas las necesidades que han surgido en la sociedad. Existen profesiones que se asocian a un elevado grado de profesionalidad.

De esta forma, a nadie se le ocurriría contratar a un médico que no tuviese un título universitario una especialidad e incluso un doctorado. Sin embargo, en muchas ocasiones la sociedad tiende a olvidarse de la importancia de las profesiones asociadas a las propiedades e inmuebles. La mayoría piensa que no requiere el mismo grado de especialización y que cualquiera puede realizar este tipo de trabajos.

Esto ha desencadenado muchos problemas debidos a la falta de conocimientos, de profesionalidad e incluso de ética.

Es debido a esta forma de pensar que luego aparecen noticias de robos por parte de administradores de fincas de dudosa reputación.

Administrador de fincas funciones: Requisitos para ejercer

Existe una profesión que se ocupa de gestionar todos los aspectos de las comunidades de propietarios. Esta es la del administrador de fincas.

El administrador de fincas es un profesional que ha estudiado para poder administrar los procesos y situaciones que surgen o puedan surgir de las comunidades en las que es contratado.

Para ser administrador de fincas puede estudiarse cualquiera de las carreras señaladas por el colegio de administradores de fincas. Uno puede estudiar carreras como derecho y economía para, una vez terminada pasar a realizar un curso especifico el el propio colegio de administradores de fincas, y de esta forma poder colegiarse y ejercer la profesión.

Otra opción es estudiar directamente la profesión en una de las 11 universidades españolas que imparten esta carrera de forma específica. Esta profesión requiere 3 años de estudios, y sale de la carrera capacitada para poder ejercer sin realizar ningún tipo de curso de adaptación.

Por otro lado, otro aspecto importante a considerar es la parte de la colegiatura. A pesar de que la ley de propiedad horizontal de España no indica en ningún parágrafo que es una obligación de todos los administradores de fincas inscribirse al colegio de administradores de fincas.

Sin embargo, la mayoría de los administradores de fincas prefieren colegiarse por todos los beneficios que esto implica. Además, no solamente es importante por los beneficios que pueda traer al administrador de fincas, sino que a la hora de conseguir trabajo y ser contratado por una comunidad, esta se siente con más confianza al saber que el administrador está colegiado.

En este sentido, hay muchos mitos sobre cómo es el trabajo de los administradores de fincas y de las funciones que estos desempeñan. Además, también es relevante e imperativo conocer cuáles son las obligaciones de los administradores de fincas. De esta manera, como clientes vamos a ser capaces de exigir lo que nos corresponde.

Y por la parte de los administradores de fincas, estos entenderán claramente que deben hacer para cumplir con su deber puesto que muchas veces las comunidades quieren sobrecargar en ellos una responsabilidad que no les compete.

Es por esta razón, que creemos pertinente hablar sobre las funciones, obligaciones, y responsabilidad civil para que la sociedad pueda conocer más sobre esta profesión y todos los beneficios que esta trae para nosotros. Además, también es importante aclarar cómo se designan los administradores de fincas y como es el proceso.

Funciones del administrador de finca según la ley de propiedad horizontal.

Cuando hablamos de las funciones que desempeña un administrador de fincas no hay un área que delimite específicamente sus funciones. Por el contrario, cuando nos hacemos referencias a las funciones de los administradores de fincas, la característica que mejor las describe es variable.

Esto se debe a que las funciones de estos profesionales van a variar dependiendo de la comunidad para la cual trabaje. El administrador de fincas puede estar en comunidades reducidas donde solo deba atender a las necesidades de 7 propietarios y las áreas comunes que compartan no sean muchas. Como de igual manera puede encontrarse en una comunidad de 250 habitantes con múltiples áreas que necesiten de su atención.

Es por esta razón que decimos que sus funciones son variables. Sin embargo, pese a que sus funciones sean variadas, esto no quiere decir que no se puedan establecer las funciones generales de un administrador de fincas. De hecho, en la ley de propiedad horizontal de España están establecidas las funciones que el administrador de fincas debe de desempeñar.

Dentro de las primeras funciones tenemos que el administrador de fincas gestiona todas aquellas tareas relacionadas con el mantenimiento y la conservación de la finca. Todo esto con el propósito de garantizar a todos los propietarios que la finca se encuentre en las mejores condiciones posibles.

Dentro de estas actividades de mantenimiento y conservación podemos resaltar lo que son los procesos de contratación y seguimiento del personal encargado del mantenimiento de las áreas comunes como jardineros o personal de limpieza. También dentro de esta misma función los administradores de fincas deben de prestar atención a cualquier falla o avería que pueda suscitarse para poder solventar la a tiempo.

Por su puesto, una vez surja algún problema, el administrador de fincas va a realizarle el debido seguimiento hasta que alcance su resolución. Además, otra manera que tienen los administradores de finca para evitar este tipo de circunstancias es contratar una compañía de seguros y esta responsabilidad también forma parte de las funciones del administrador de finca.

Por otra parte, el administrador de fincas de acuerdo con la ley de propiedad horizontal, también se encargado de la contabilidad de la comunidad que le corresponda administrar. Cuando do hablamos de contabilidad nos hacemos referencia a todos los pagos y asuntos referentes con la económica de esa comunidad.

Por lo tanto, dentro de las funciones del administrador de fincas va a estar la solicitud de todos los pagos a los propietarios, realizar los reclamos pertinentes ante fallos con los pagos, administrar y distribuir apropiadamente el presupuesto de la finca.

Otra de las funciones de los administradores de fincas que está contemplada en la ley de propiedad horizontal es las de secretaría. Sin embargo, no debemos de confundir lo que son las funciones de secretaria con las de un asistente. El administrador de fincas no está encargado de llevar las tareas y asuntos personales de los propietarios sino se la comunidad.

Dentro de las funciones de secretaria están la gestión del libro de actas donde quedan asentadas todas reuniones de la comunidad. También el administrador de fincas se ha de encargar de la redacción de las circulares para notificar a los propietarios de cualquier novedad.

Obligaciones de un administrador de fincas.

De igual manera que los administradores de fincas tiene un conjunto de funciones que debe realizar, también tienen obligaciones que deben cumplir con la comunidad donde trabajan. Una de las primeras obligaciones que tiene todo administrador de fincas es garantizarle a los propietarios mantener las instalaciones y los servicios de la finca.

Para poder garantizar este servicio, los administradores de finca deben de planificar muy bien los gastos en correlación con los ingresos que percibe la comunidad. De esta manera, si es necesario hacer un ajuste para que las instalaciones no se deterioren, se pueda actuar a tiempo y planteárselo a la junta.

Por otro lado, debemos de recordar que en la mayoría de las fincas existen juntas de propietarios que representan al resto puesto que la comunidad es muy grande. Es esta junta la que le plantea a la comunidad las propuestas y presupuestos que el administrador de fincas proponga. Por esta razón, es que dentro de las obligaciones de administrador de fincas esta cumplir con los acuerdos establecidos con la comunidad y la junta.

Estos acuerdos pueden estar relacionados con los pagos de las obras que se estén realizando o también en cuanto al proceso de cobranza hacia los propietarios. Además, también es el deber del administrador de fincas salvaguardar y proteger la documentación referente a la finca. Debe de mantenerla en un lugar seguro y accesible en caso de necesitarlo.

Además, cuando ocurre algún siniestro o accidente, es la obligación del administrador de fincas notificar a la compañía de seguros y darle cuenta de todos los detalles al respecto. Así se evitaran malos entendidos y se garantizara el correcto funcionamiento de las fincas.

Aunado a esto, tomando en cuenta que el administrador de fincas no es el único trabajador que va a estar trabajando en los inmuebles, sino por el contrario, estarán los jardineros, técnicos, entre otros. Por esta razón, es obligación del administrador de fincas que exista una relación armónica entre todos los empleados para que el funcionamiento y mantenimiento de la finca sea el más óptimo y eficiente posible.

Tampoco podemos dejar de mencionar las obligaciones que tienen los administradores de fincas con el aspecto económico de las fincas. Ellos tienen la obligación de hacer la cobranza de los pagos a los propietarios y en caso de ser necesario dar aviso de la morosidad.

Responsabilidad civil de los administradores de fincas.

Es muy importante hablar sobre la responsabilidad civil de los administradores de fincas puesto que estos profesionales tienen una gran responsabilidad con la comunidad donde trabaja y cualquier transgresión puede ser bastante delicada de tratar.

Podemos decir que un administrador de fincas comete una transgresión de responsabilidad civil cuando en el ejercicio de profesión causa algún daño a un tercero. Estos daños pueden ser de diversas índoles desde legal hasta física.

Tenemos que recordar que todo administrador de fincas debe de seguir un código de deontología que le indica como debe de ser su comportamiento ético y profesional. De acuerdo a la ley existen 3 causas principales por las cual un administrador de fincas puede incurrir en la responsabilidad civil.

En primer lugar, puede existir una responsabilidad civil si el administrador de fincas mediante sus acciones ocasiona un daño a un tercero por negligencia a la hora de ejercer su trabajo.

En segundo lugar, el daño puede no ser provocado directamente por el administrador de fincas, sino que este por omisión voluntaria o involuntaria no realiza una tarea que va a beneficiar a la comunidad la cual administra o está se ve perjudicada por el olvido de la misma.

En tercer lugar, el administrador incurre en responsabilidad civil cuando en un acto de negligencia perjudica a la finca que administra. En este caso, aunque el administrador no tuviese la intención de realizar el perjuicio, igualmente se considerará una responsabilidad civil.

Independientemente de cuál fuese el caso que ocasiona el perjuicio, el administrador de fincas esta obligado a pagar una indemnización que corresponda con los daños y las faltas cometidas. Por esta razón, muchos administradores de fincas cuentan con un seguro de responsabilidad civil para cubrir este tipo de problemas. Sin embargo, primero tiene que demostrarse que el administrador de fincas es el responsable por tales daños.

Para el caso de los administradores de fincas que se encuentran asociados al colegio de administradores de fincas, esto no es un gran problema puesto que el colegio cuenta con una póliza de responsabilidad civil para todos los administradores de fincas colegiados. Por otra parte, si el administrador de finca no se encuentra colegiado, este si deberá buscar por su cuenta el seguro de responsabilidad civil.

¿Cuáles son las características de un buen administrador de fincas?

A pesar de que cualquier persona que cumpla con los requisitos para ser un administrador de fincas puede serlo, esto no quiere decir que cualquiera puede ser un buen administrador de fincas.

Para poder contratar a un buen administrador de fincas hay ciertas características que tenemos que tomar en cuenta. Uno de ellas es la capacidad de comunicación del administrador de fincas. Después de todo, esta es una profesión que amerita que el profesional hable tanto con la comunidad como con los trabajadores y empresas de servicios que benefician a la comunidad. Por esta razón, si el administrador no es bueno a la hora de comunicarse con los demás, muy probablemente sea conflictivo a la hora de desempeñar su profesión.

Por otra parte, al ser una profesión que conlleva una gran responsabilidad y es una persona que va a manejar el dinero de esa finca, es necesario e incluso indispensable que el administrador de fincas sea honesto y confiable. De esta manera, evitaremos caer en malos entendidos y ser víctimas de un estafador. Un administrador de fincas puede ser de gran ayuda pero debemos de escogerlo sabiamente.